PROYECTO OPTIMUS: optimizar consultas y pruebas para eliminar las que no aportan valor

Datos generales

Experiencia en el área de gestión sanitaria.

Hospital Universitario Infanta Elena
Comunidad de Madrid
Madrid

Autor/es:
Adriana Pascual Martinez. Cesar Tellez Boente. Maria Herrera Abian. Angel Jimenez

Descripción

Ámbito en el que impacta la experiencia: Hospital

Áreas y/o niveles asistenciales implicados: Especialidades

Área de especialidad médica: Gestión Sanitaria

Público al que se dirige: Profesionales sanitarios

Tiempo de desarrollo: Dos meses

Objetivo y necesidad que cubre:
Proyecto para analizar y anular aquellas consultas y pruebas complementarias que no aportan valor en pacientes con enfermedades avanzadas, geriátricos y pluripatológicos. En estos casos el médico paliativista, geriatra o internista puede analizar la situación y anular dichas prestaciones.

1) Definir criterios de anulación
El médico responsable puede revisar, analizar y anular aquellas consultas y pruebas complementarias que no aportan valor en pacientes con enfermedades avanzadas, geriátricos y pluripatológicos. En estos casos el médico responsable puede analizar la situación y anular dichas prestaciones desde la propia Historia Clínica Electrónica y dejar registro en la HC, en el informe, en la gestión de citas y con información y explicación al paciente y cuidadores.
2) Eficiencia operativa y sostenibilidad
Mejorar la eficiencia operativa del hospital al reducir el número de consultas no necesarias, pruebas y tratamientos. Esto puede conducir a una mejor utilización de los recursos médicos, reducción de la lista de espera y optimización del flujo de pacientes en el hospital, así como permitir huecos de primeras a otros pacientes que lo necesitan.

Puesta en marcha

Metodología Proyecto Optimus
1.-Definir criterios de anulación: trabajar con los médicos geriatras e internistas para definir criterios claros sobre qué consultas pueden ser anuladas y qué se considera que no aporta valor.
2.-Desarrollar el sistema de gestión de consultas: explotar el cuadro de mandos ya existente, definiendo el tipo de prestación solicitada y el médico responsable para poder establecer comunicación con él en caso necesario.
3.-Integrar la funcionalidad de anulación:
• Implementar una función dentro del sistema que permita revisar y anular consultas que cumplan con los criterios definidos en el paso 1 (interfaz de usuario donde los médicos puedan ver una lista de consultas pendientes y seleccionar las que deseen anular.
• Una vez seleccionada, el sistema debe ofrecer la opción de abrir una e-interconsulta entre especialistas para establecer comunicación con el médico que solicitó la prueba anulada.
• Además, generar autotextos para que quede plasmado en la historia clínica del paciente el proceso de anulación y también lo puedan saber el resto de especialistas mediante comunicación genérica automatizada.
4.-Registrar la acción de anulación: asegurar que el sistema registre adecuadamente cuando se anula una consulta, quién la anuló y la razón de la anulación. Esto es importante para llevar un registro de las acciones realizadas y poder analizarlas en el futuro si es necesario.
5.-Información a los médicos implicados:
• Internistas, geriatras y paliativistas: deben ser los que centren la actividad del proyecto. Precisa de charla informativa por parte de los responsables de cada Servicio, y además debe proporcionarse capacitación sobre cómo utilizarlo de manera efectiva para anular consultas de manera adecuada y según los criterios establecidos y exportar así este modelo a los 4H
• Comunicación al resto de los Jefes de Servicio de Área médica, por parte del Jefe de Área médica, mediante reunión presencial.
• Implicar al resto de los médicos de otras especialidades para tomar la misma actitud en pacientes que compartan motivo clínico (Reumatología/Traumatología, Rehabilitación/Traumatología..).
o En caso en los que un especialista tengo revisiones crónicas podría dejar dialogo web abierto a estos pacientes.
6.-Implementación y seguimiento: finalmente, implementar el sistema en el entorno de atención médica y realizar un seguimiento para asegurar que esté siendo utilizado correctamente y de que esté teniendo el impacto deseado en la gestión de consultas para pacientes pluripatológicos.
• Asignar indicadores de seguimiento: número de consultas anuladas, número de analíticas, pruebas radiológicas, endoscopias, pruebas funcionales..
• Comprobar que no existe repercusión en la evolución clínica de los pacientes: número de visitas a Urgencias, % de reingresos, mortalidad.
• Revisar anualmente la idoneidad de los indicadores y los resultados obtenidos.
7.-Definir Plan de mejora según el análisis de los resultados obtenidos el año anterior.

Impacto previsto

Impacto en salud: 3
Impacto socio-sanitario: 3
Impacto organizativo: 3
Impacto economico: 3
Impacto en los trabajadores: 2
Experiencia de usuario: 2

Resultados

Esperados

Recursos utilizados: Recursos Humanos

¿Has utilizado indicadores de medición de resultados en tu experiencia?
Si. 1) Indicador de resultados: Se desarrolla un Reporte en el BI para registrar por paciente prestaciones eliminadas, médico anulador que permite tener el control de prestaciones eliminadas y pacientes tutorizados por los médicos gestores de casos. 2) Indicador de participación: médicos que participan y actúan en el proyecto 3) Seguimiento clínico/asistencial de los pacientes incluidos 4) Número de huecos obtenidos para poder citar otros pacientes.

¿Lecciones aprendidas? ¿Cambios/mejoras importantes realizadas? ¿Logros? ¿Conclusiones?
Tras la implementación en el sistema de HC electrónica, la formación a los médicos gestores de casos y la presentación del proyecto a todos los servicios del hospital, este proyecto se ha puesto en marcha en Mayo 2024. Con una gran implicación de los médicos (más de 10 médicos participando) y muy buena aceptación por parte de los pacientes. Se han anulado en torno a 120 prestaciones por mes, tutorizando a más de 100 pacientes (adjunto anexo de resultados) Conclusiones: De cara a los pacientes 1.-Educación sobre el proceso de atención médica: explicar a los pacientes la importancia de priorizar consultas significativas y la necesidad de evitar visitas médicas innecesarias. 2.-Ofrecer alternativas de atención: proporcionar información sobre otras opciones de atención médica disponibles, como consultas telefónicas, no presenciales con consultas virtuales, diálogos web, chatbot o programas de manejo de enfermedades crónicas, que pueden ser igual de efectivos para abordar ciertos problemas médicos sin la necesidad de una visita presencial. 3.-Enfatizar la importancia de seguir el plan de tratamiento: recordar a los pacientes la importancia de seguir el plan de tratamiento recomendado por un único médico que sea responsable del tratamiento completo, de la renovación de la medicación y de analizar posibles efectos indeseables por interacciones. De cara a la gestión 1.-Eficiencia operativa: Se puede mejorar la eficiencia operativa del hospital al reducir el número de consultas no necesarias, pruebas y tratamientos. Esto puede conducir a una mejor utilización de los recursos médicos, reducción de la lista de espera y optimización del flujo de pacientes en el hospital, así como permitir huecos de primeras a otros pacientes que lo necesitan. Esta reducción de consultas innecesarias lleva a un ahorro significativo en costos operativos, incluyendo el tiempo del personal médico, recursos materiales y gastos generales asociados con cada consulta programada. 2.-Mejora de la calidad de la atención: los médicos se centran en consultas que realmente aportan valor y mejoran los resultados de salud de los pacientes. Mayor satisfacción del paciente. 3.-Cumplimiento normativo y ético: este sistema para anular consultas innecesarias puede ayudar al hospital a cumplir con los estándares normativos y éticos relacionados con la prestación de atención médica de alta calidad y centrada en el paciente

Propuestas de mejora

Tras este primer piloto, dar formación a más especialistas y conseguir que los profesionales se impliquen no solo en eliminar prestaciones de sus pacientes convirtiendose en gestor de casos si no que todos los servicios se comprometan en solicitar sólo aquello que es necesario sin saturar al paciente de citas y prestaciones futiles y conseguir hacer el sistemas algo más sostenible.
Conseguir que pacientes y familiares entiendan que una buena medicina no siempre está en hacer y hacer
Apuesta firme desde la Dirección para que las herramientas y las gestiones sean sencillas así conseguir que más profesionales se impliquen en el proyecto.

Observaciones

Es un proyecto piloto, que ha tenido muy buena aceptación y conlleva primero una buena formación, que entiendan los profesionales por qué y para qué y que se trabaje en equipo entre todos los servicios para que el sistema sea sostenible. Se debe actuar por el bien del paciente, con buena comunicación.
Por eso la apuesta firme de la Dirección/gerencia para seguir impulsando y ayudando a que se convierta en una realidad más de nuestra asistencia.

Ficheros adjuntos

Documento 1
Documento 2
Documento 3

Bibliografía

\"Improving Outpatient Clinic Efficiency: A Randomized Controlled Trial Evaluating the Impact of Telemedicine Use in Inflammatory Bowel Disease\" (Mejora de la eficiencia de la clínica externa: un ensayo controlado aleatorio que evalúa el impacto del uso de la telemedicina en la enfermedad inflamatoria intestinal) - M. A. McGeorge, A. W. Leong, K. J. Chittiappa, et al. (Journal of Telemedicine and Telecare, 2021) - Este estudio examina el impacto de la telemedicina en la eficiencia de la clínica externa y proporciona información sobre cómo la tecnología puede mejorar la gestión de consultas.

\"Effectiveness of Telephone Consultation for Cough: Pragmatic Randomised Controlled Trial\" (Efectividad de la consulta telefónica para la tos: ensayo controlado aleatorio pragmático) - K. Y. Li, S. N. Wong, A. S. K. Leung, et al. (Hong Kong Medical Journal, 2020) - Este ensayo controlado aleatorio evalúa la efectividad de las consultas telefónicas en el manejo de la tos y destaca cómo esta modalidad puede ser una alternativa eficaz a las consultas presenciales.

\"Optimising outpatient appointments: the importance of non-attendance and punctuality for patients and healthcare providers\" (Optimización de las citas externas: la importancia de la no asistencia y la puntualidad para pacientes y proveedores de atención médica) - L. Gallacher, L. May, J. Montague, et al. (Quality in Primary Care, 2016) - Este artículo analiza la importancia de la puntualidad y la no asistencia en las consultas externas y ofrece sugerencias para optimizar el uso de recursos en el sistema de salud.

\"A Review of Lean, Six Sigma and Lean Six Sigma Implementation in Hospitals\" (Una revisión de la implementación de Lean, Six Sigma y Lean Six Sigma en hospitales) - C. Radnor, S. Walley (The International Journal of Health Care Quality Assurance, 2008) - Este artículo revisa la aplicación de metodologías Lean y Six Sigma en hospitales para mejorar la eficiencia y la calidad de la atención, incluida la gestión de consultas médicas.